Privacy Policy

INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679

In questa pagina sono raccolte le informazioni, rese anche ai sensi dell’art.13 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati 679/2016 (si seguito “GDPR”) alle persone che interagiscono con i servizi di ETHOS GROUP S.C.p.A. (“ETHOS”), in qualità di interessati (“Interessati”) ai sensi dell’art. 4 par.1 lett. a) GDPR.

Il Titolare del trattamento dei dati
Il Titolare del trattamento dei dati personali è ETHOS GROUP S.C.p.A. (“Titolare”), con sede in Via Enrico Fermi, 13/C, 37135, Verona, contattabile ai recapiti sottoindicati.

Servizio Privacy
Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei propri dati personali o per l’esercizio dei propri diritti, l’interessato può rivolgersi al ns. Servizio Privacy:

ETHOS GROUP S.C.p.A. – Servizio Privacy – Via Enrico Fermi, 13/C, 37135, Verona.

Telefono: 045.597759.

Email: privacy@ethos.it.
PEC: ethosprofumerie@legalmail.it.

Il Titolare ha, inoltre, provveduto alla nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati personali contattabile all’indirizzo: rdp@ethos.it

Qualora non fosse possibile identificare correttamente la richiesta, il servizio privacy potrà eventualmente richiedere informazioni aggiuntive al solo fine di identificare correttamente l’identità dell’interessato.

Modalità del trattamento
I dati personali verranno trattati, anche per mezzo di strumenti informatico/telematici, per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti e per le finalità connesse e/o strumentali ai servizi erogati. Il trattamento verrà effettuato esclusivamente da personale autorizzato dal titolare, e dai soggetti terzi di cui il titolare si avvale per l’esecuzione dell’attività (in qualità di responsabili del trattamento). Alcuni dei soggetti indicati, localizzati in paesi terzi, trattano i dati a fronte di specifiche Clausole contrattuali standard, considerate adeguate ai sensi dell’art. 46 GDPR. Il trattamento dei dati avverrà per mezzo di strumenti e/o modalità volte ad assicurare la riservatezza e la sicurezza dei dati, nel rispetto di quanto definito negli artt.25 e 32 del GDPR.

Luogo di trattamento dei dati
I trattamenti connessi ai servizi online di questo sito hanno luogo presso ETHOS GROUP S.C.p.A., Via Enrico Fermi, 13/C 37135 Verona e sono curati solo dal personale tecnico autorizzato al trattamento, oppure da eventuali incaricati di operazioni di manutenzione. Il Titolare si può avvalere di società terze, nominate Responsabili del trattamento, per la gestione di alcune delle operazioni connesse al trattamento dei dati, che potranno trattare i dati presso le loro sedi. Nel caso in cui dovesse rendersi necessario il trasferimento dei dati in paesi extra UE, il Titolare si impegna ad adottare le necessarie garanzie di adeguatezza (tra quelle indicate al capo V GDPR ed eventualmente descritte nelle specifiche informative).

Diritti degli interessati
Le persone che interagiscono con i servizi del titolare del trattamento, in qualità di interessati, possono esercitare alcuni specifici diritti in relazione ai trattamenti di dati personali effettuati dal titolare, e previsti dagli artt. 15 -21 del GDPR, quali: l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento. Le richieste vanno rivolte al titolare del trattamento presso la sua sede, attraverso i recapiti indicati nella precedente sezione Servizio Privacy.

Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento, hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

Di seguito inseriamo le informative specifiche da noi predisposte in relazione ai distinti trattamenti svolti attraverso i servizi on line o attraverso il supporto del personale addetto presso i punti vendita.

  1. INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO SVOLTO ATTRAVERSO IL PRESENTE SITO WEB

Il Titolare del trattamento dei dati personali, la informa, mediante la presente policy, dei trattamenti svolti e dei dati trattati tramite il presente sito web, raggiungibile a partire dall’indirizzo: www.ethos.it.

Tipi di dati trattati

Dati di navigazione
I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI/URL (Uniform Resource Identifier/Locator) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e sono conservati limitatamente ai tempi previsti dalla normativa legale di riferimento. I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito.

Cookies
Per conoscere tutti i dettagli in merito all’utilizzo dei cookies all’interno del sito www.ethos.it è possibile accedere direttamente all’Informativa Cookies.

Richieste di contatto
I dati obbligatori, contrassegnati da asterisco, sono: nome, cognome, indirizzo mail e il motivo del contatto, che è specificato al fine di indirizzare al meglio la richiesta dell’interessato all’interno della nostra organizzazione. I dati facoltativi possono aiutare il titolare nella risposta, ma non sono obbligatori.

L’eventuale conferimento volontario di categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art.9, par.1 GDPR, quali ad esempio quelli relativi agli effetti avversi attribuiti ad un prodotto, o altri dati che possano indicare uno stato di salute, potrà comportare per ETHOS l’impossibilità di dar seguito alla richiesta, tenuto conto che il Titolare potrebbe non rientrare nelle categorie di soggetti cui il trattamento di detti dati è consentito dalla normativa vigente. La segnalazione di effetti indesiderabili gravi, regolamentata da specifica normati va, inoltrata al Ministero della Sanità, al cui sito web si rimanda per maggiori informazioni.

Invio di Newsletter
L’iscrizione al servizio Newsletter è effettuata raccogliendo l’indirizzo e-mail dell’interessato, attraverso un modulo dedicato o eventuali moduli posti all’interno di altre pagine del sito (es.Promozioni, Beauty Blog, ecc…).

Richieste di affiliazione
Per valutare la potenziale affiliazione sono necessariamente richiesti alcuni dati relativi all’attività economica dell’azienda, non ritenuti dati personali, ai sensi dell’art.4, par. 1, GDPR. Tali dati sono contrassegnati da asterisco e il loro conferimento è da ritenersi necessario al fine di poter valutare correttamente la richiesta. I dati facoltativi ci possono aiutare nella risposta, ma non sono obbligatori. I dati personali contenuti nel modulo di richiesta affiliazione sono: nominativo della persona di riferimento, recapito cellulare ed e-mail.

Finalità e base giuridica del trattamento
Il trattamento dei dati personali è diretto al raggiungimento delle seguenti finalità:

  1. Per rispondere per e-mail e/o telefono alle Sue richieste, la base giuridica del trattamento sono le misure precontrattuali e contrattuali, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, finalizzate alle risposte e alle richieste dell’utente.
  2. L’iscrizione alla newsletter avviene esclusivamente mediante il rilascio di un suo esplicito consenso, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR.
  3. I dati personali raccolti per le richieste di affiliazione hanno come base giuridica le misure precontrattuali e contrattuali ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
  4. Per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, la cui base giuridica è il legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.

La comunicazione dei Suoi dati per le finalità sopra elencate è meramente facoltativa. La mancata comunicazione implicherà, però, l’impossibilità del Titolare del Trattamento di portare a termine il trattamento richiesto.

Conservazione dei dati personali

  1. Richiesta di contatto: i dati sono conservati esclusivamente per il tempo necessario alla valutazione della richiesta (salvo prolungamento eventuale determinato da obblighi di legge applicabili).
  2. Invio di newsletter e finalità di marketing: I dati personali verranno conservati fino all’eventuale richiesta di cancellazione e comunque per 36 mesi dalla data di prestazione del consenso. Oltre tale termine saranno conservati solo a fronte di specifici obblighi di legge.
  3. Richiesta di affiliazione: I dati sono conservati esclusivamente per il tempo necessario alla valutazione della richiesta (salvo prolungamento eventuale determinato da obblighi di legge applicabili).
  4. Legittimo interesse: sino al perseguimento delle finalità sopra riportate.

Comunicazione e diffusione dei dati
I Suoi dati potranno essere comunicati:

  • a società, consulenti o professionisti eventualmente incaricati dell’installazione, della manutenzione, dell’aggiornamento e, in generale, della gestione degli hardware e software del Titolare del Trattamento o di cui quest’ultimo si serve per l’erogazione dei propri servizi
  • a società esterne incaricate dell’invio di comunicazioni pubblicitarie per conto del Titolare del trattamento
  • ai dipendenti e/o collaboratori del Titolare del trattamento
  • a tutte quei soggetti pubblici e/o privati, persone fisiche e/o giuridiche (studi di consulenza legale, amministrativa e fiscale, Uffici Giudiziari, Camere di Commercio, Camere ed Uffici del Lavoro, ecc.), qualora la comunicazione risulti necessaria o funzionale al corretto adempimento degli obblighi derivanti dalla legge.

I dati che la riguardano non saranno diffusi, se non in forma anonima ed aggregata, per finalità statistiche o di ricerca.

  1. INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI RELATIVI ALLE CANDIDATURE LAVORA CON NOI

I dati personali raccolti attraverso la pagina Lavora con noi (https://ethos.it/lavora-con-noi/) sono trattati per la valutazione di eventuali candidature professionali, presso la sede del titolare o presso i punti vendita consorziati. La compilazione dei vari campi è facoltativa e gli interessati possono scegliere liberamente quali informazioni fornire, ricordando che si tratta di dati che il titolare utilizzerà per valutare al meglio la figura professionale dei candidati, quindi per aiutarli a trovare il lavoro più adatto.

Tipi di dati trattati
L’invio di un CV aggiornato, che viene richiesto necessariamente, è fondamentale al fine di valutare le caratteristiche professionali e le conoscenze personali del candidato. Gli altri dati necessari, contrassegnati da asterisco, sono: nome, cognome, e-mail, recapito telefonico e area di provenienza. Viene, inoltre, richiesta la data di nascita, al fine di verificare che il soggetto interessato sia maggiorenne. Il conferimento degli altri dati indicati nel modulo è facoltativo. Il rifiuto a conferire alcuni dati potrebbe comportare una non corretta valutazione delle sue qualità professionali.

La preghiamo di tener presente che fra le informazioni personali oggetto del medesimo e da Lei fornite spontaneamente vi possono essere anche alcune categorie particolari di dati personali ex art. 9, par. 1, del GDPR (relativi, in particolare, all’appartenenza a categorie protette), che saranno trattate nel rispetto dell’art.9, par.1, lett.b) e h) del GDPR.

Finalità e base giuridica del trattamento
Le finalità del trattamento sono inerenti la valutazione di candidature come collaboratori o dipendenti.
La base giuridica per le finalità sopra esposte sono le misure precontrattuali e contrattuali ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

Conservazione dei dati personali
I dati raccolti saranno conservati per un periodo pari a 12 mesi, termine temporale individuato anche in relazione alle caratteristiche di stagionalità proprie del settore in cui operano i punti vendita consorziati (Profumerie e GDO). Oltre tale termine i dati potranno essere conservati solo a fronte di specifici obblighi di legge.

Comunicazione e diffusione dei dati
Potranno venire a conoscenza dei dati raccolti le società consorziate e il fornitore tecnologico della piattaforma web, nominati responsabili del trattamento. Tutte le comunicazioni avverranno nell’osservanza della norma e, in particolare, saranno strettamente connesse alle finalità sopra esposte. I dati non sono trasferiti a paesi terzi né ad organizzazioni internazionali.

  1. INFORMATIVA SUI DATI PERSONALI RACCOLTI TRAMITE CANALI SOCIAL

I dati dell’interessato saranno trattati per le finalità connesse all’iscrizione al servizio Newsletter tramite la raccolta avvenuta sulle pagine social aziendali o nei contenuti sponsorizzati (ad es. Facebook, Instagram, etc.) mediante il trasferimento, con sistemi automatizzati di proprietà dei social network stessi. I suoi dati verranno trattati da Ethos in qualità di Titolare secondo la presente informativa privacy.

Tipi di dati trattati
L’iscrizione al servizio Newsletter è effettuata raccogliendo i suoi dati (nello specifico: indirizzo e-mail) mediante un sistema automatizzato messo a disposizione dal proprietario della piattaforma social su cui lei è iscritto. La piattaforma invierà il suo indirizzo e-mail, che sarà automaticamente registrato, presso i sistemi di Ethos.

Finalità e base giuridica del trattamento
Nel caso specifico, Ethos ed il social network tratteranno i tuoi dati personali ciascuno per i propri scopi, in qualità di titolari autonomi del trattamento dei dati, secondo i propri termini e condizioni e in conformità con la propria informativa privacy.
Il conferimento dei suoi dati (nome, cognome, indirizzo e-mail) avverrà solo previo consenso per finalità di marketing, acquisto direttamente sul relativo form di registrazione presente sul social network. La base giuridica del trattamento è il consenso liberamente prestato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR.

Conservazione dei dati personali
I dati personali verranno conservati fino all’eventuale richiesta di cancellazione e comunque per 36 mesi dalla data di prestazione del consenso. Oltre tale termine saranno conservati solo a fronte di specifici obblighi di legge.

Comunicazione
Potranno venire a conoscenza dei dati raccolti il fornitore tecnologico della piattaforma web, nominato responsabile del trattamento. Tutte le comunicazioni avverranno nell’osservanza della norma e, in particolare, saranno strettamente connesse alle finalità sopra esposte. I dati non sono trasferiti a paesi terzi né ad organizzazioni internazionali.

  1. INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NELLE ATTIVITÀ SVOLTE IN PARTNERSHIP CON BRAND COMMERCIALI

Nel caso di iniziative commerciali organizzate con il coinvolgimento di partner commerciali (es. workshop, masterclass, eventi formativi) Ethos e il partner tratteranno i suoi dati personali ciascuno per i propri scopi, in qualità di titolari autonomi del trattamento dei dati, secondo i propri termini e condizioni e in conformità con la propria informativa privacy.
Nel caso in cui prestassi il consenso per finalità di marketing e/o profilazione da un partner, i tuoi dati verranno trattati dal partner che agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati secondo i propri termini e condizioni e in conformità con la propria informativa privacy.

  1. INFORMATIVA ETHOS CARD

Ai sensi dell’art. 13 del Reg.UE 679/2016 (di seguito GDPR), Ethos Group S.C.p.A., Titolare del trattamento informa l’interessato che i dati sono trattati per le finalità connesse alla sottoscrizione della Ethos Card, compilando l’apposito form tramite tablet presso una delle profumerie consorziate e/o mediante richiesta tramite il sito web.

La sottoscrizione del presente form le consentirà di accedere all’area riservata che il Titolare ha predisposto per i possessori della Card. Accedendo all’area riservata lei potrà, in qualsiasi momento, prendere visione delle condizioni del servizio, dell’informativa privacy aggiornata, e dei consensi che ha espresso in merito ai servizi accessori previsti dalla Card, che lei può liberamente modificare rispetto a quanto disposto in fase di sottoscrizione della Card.

Tipi di dati trattati e finalità
Il conferimento dei dati contrassegnati da asterisco è obbligatorio per permettere la corretta identificazione della Card e dar seguito alla sua richiesta. Nello specifico, ETHOS GROUP S.C.p.A. tratterà i dati personali per le seguenti finalità:

  • nome e cognome, sesso, data di nascita e almeno un recapito principale tra e-mail o numero cellulare necessari per la sottoscrizione della tessera e le seguenti finalità connesse: gestione della fase di iscrizione, modifica o cancellazione della sottoscrizione (anche attraverso l’apposita area riservata del sito web www.ethos.it) ed eventuali messaggi di servizio connessi alla gestione della sottoscrizione;
  • dati aggregati relativi agli acquisti effettuati dai possessori della Ethos Card (1 punto ogni 6€ di acquisto), necessari per le attività connesse al servizio di raccolta punti e promozioni associate;
  • grado di parentela, richiesto in caso di sottoscrizione della Family Card (tramite modulo specifico disponibile presso i punti vendita);
  • nel caso in cui la sottoscrizione della Ethos Card sia richiesta da un minore, si rende necessaria la firma di chi ha la responsabilità genitoriale;
  • dati relativi alle abitudini di acquisto, recapiti ulteriori rispetto a quello principale (indirizzo mail, recapiti telefonici), indirizzo di residenza e stato civile: dati facoltativi presenti nel modulo di iscrizione, che l’interessato è libero di conferire senza pregiudicare il processo di sottoscrizione ma condizionati all’eventuale selezione di servizi specifici e prescelti (es, comunicazioni personalizzate, comunicazioni promozionali tramite mail, sms o posta cartacea);
  • previo consenso, invio di comunicazioni commerciali e promozionali via posta ordinaria, e-mail e/o sms;
  • previo consenso, attività di profilazione del comportamento d’acquisto e di ricerche di mercato;
  • l’accesso automatico all’area riservata sul sito ww.ethos.it.

Base giuridica del trattamento
Il trattamento dei dati relativi al processo di sottoscrizione della Ethos Card è effettuato per dar corso a misure precontrattuali e contrattuali, la cui base giuridica è l’art.6, par. 1 lett. b) del GDPR.

Per le attività di invio di comunicazioni commerciali e promozionali, le attività di profilazione la base giuridica del trattamento è il consenso, ai sensi dell’art.6, par.1 lett. a), del GDPR.

Caratteristiche del Consenso: il consenso dell’interessato viene raccolto attraverso modulistica cartacea o digitale, compilando il form sul tablet presente all’interno dei punti vendita e/o gli specifici moduli digitali presenti sul sito www.ethos.it. In caso di registrazione all’Area Riservata, l’interessato può gestire autonomamente le sue preferenze relative ai consensi espressi.
Si ricorda che in caso di espressione del consenso, la normativa prevede che lo stesso sia revocabile in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Tempi di conservazione
I dati relativi al processo di sottoscrizione della Ethos Card sono conservati secondo i termini previsti dalla vigente normativa applicabile (ad es. in materia civilistica, fiscale o contabile). Per i dati rilasciati previo specifico consenso, sono conservati sino alla revoca dello stesso oppure per finalità di marketing diretto per 36 mesi dalla chiusura della l’ultima raccolta in cui ha effettuato un acquisto. I dati rilasciati per finalità di profilazione ed analisi del comportamento d’acquisto sono conservati per un periodo massimo di 12 mesi. In caso di disattivazione della Card (per scadenza, smarrimento, annullamento, …) i dati verranno conservati per ragioni amministrative non oltre i 3 mesi, oltre tali termini saranno resi anonimi.

Categoria di destinatari
Potranno venire a conoscenza dei suoi dati:

  • le persone autorizzate al trattamento dal titolare, quali dipendenti o collaboratori;
  • i soggetti terzi di cui lo stesso si avvalga per lo svolgimento delle attività (consorziati Ethos Profumerie, partner tecnologici di cui Ethos Group S.c.p.a. si avvale per la gestione della Card, in qualità di responsabili esterni),
  • soggetti terzi cui i dati debbano essere comunicati in forza di un obbligo di legge.

I dati non saranno diffusi, ad eccezione dell’eventuale pubblicazione dei dati relativi ad alcune iniziative (ad esempio foto di eventi, premiazione di vincitori di concorsi, ecc.). Tale attività è svolta sempre previa specifica autorizzazione.

Verona, maggio 2026.